Gestão de cozinhas de refeições coletivas: como acertar nas cotações de fornecedores
O sucesso dos restaurantes de refeições coletivas está diretamente relacionado aos seus fornecedores. Isso porque, para produzir pratos excelentes a um preço justo, além do talento das equipes de cozinha, é fundamental contar com ingredientes de qualidade, suprimentos com boa relação custo-benefício e entregas dentro do prazo.
Por isso, ter uma gestão de cozinha eficaz, aliada a cotações de fornecedores inteligentes, é requisito primordial no segmento de food services.
De fato, a compra é uma das áreas-chave no processo de controle e redução de custos e de qualidade de qualquer restaurante. A seguir, conheça algumas dicas de como acertar cotações de fornecedores!
Equilibre custo e qualidade
A escolha mais importante que você deve fazer nas cotações de fornecedores é o equilíbrio entre custo e qualidade (que inclui vários subfatores).
Se você optar pela mais alta qualidade disponível, em grande parte dos casos, será difícil obter lucro em uma operação de refeições coletivas.
Por outro lado, se você levar em conta apenas o que é mais barato e desconsiderar a qualidade, corre o risco de desagradar os clientes e coloca a marca do seu restaurante em cheque.
Em vez disso, esforce-se para encontrar um meio-termo: fornecedores que sejam capazes de oferecer a você um bom negócio em produtos alimentícios que atendam às necessidades e desejos de seu público.
Escolha fornecedores confiáveis
Para oferecer refeições coletivas de qualidade, você precisa escolher fornecedores confiáveis em várias dimensões.
Primeiro, eles precisam oferecer bons produtos, entregá-los no prazo e seguindo exatamente as especificações de cada pedido.
Eles também precisam manter padrões rígidos de segurança e saúde, para que você nunca precise se preocupar com produtos contaminados e vencidos.
Também é recomendável que seus consumidores estejam disponíveis para comunicação o tempo todo, caso algo dê errado ou você precise de um reabastecimento de emergência.
Em resumo, trabalhe apenas com fornecedores em quem você confia. Às vezes vale a pena pagar um pouco mais por esse relacionamento.
Atente-se aos detalhes
Para acertar nas cotações de fornecedores, os restaurantes de refeições coletivas devem ficar atentos a todos os detalhes para chegar ao melhor custo-benefício.
É preciso, por exemplo, atentar-se à capacidade de fornecimento de cada empresa. Assim, caso você tenha um aumento repentino de demanda, seu restaurante ainda pode atender seu público com qualidade.
Outro ponto a ser observado são os impostos incluídos nas transações. Nas cotações, muitas vezes, é informado apenas o preço do produto, livre de impostos. Por isso, um menor preço por item não significa um menor custo total.
Você também deve considerar o prazo de entrega de cada fornecedor. Assim, você consegue planejar suas compras com a antecedência necessária para garantir a disponibilidade de produtos em seu estoque.
Todos esses detalhes devem ser documentados e disponíveis para consultas rápidas. Assim, você consegue estabelecer uma rotina de compras previsível e fluída.
Essa documentação ajuda os restaurantes de refeições coletivas a se preparar para imprevistos. Por exemplo, se houver um problema na entrega de um fornecedor, você pode recorrer a outro que consiga suprir sua necessidade em um curto espaço de tempo, mesmo que apresente um custo relativamente mais alto.
Não coloque todos os ovos no mesmo cesto
Embora seja mais trabalhoso, para uma gestão de cozinhas de refeições coletivas eficaz, é fundamental contar com uma variedade maior de fornecedores.
Assim, você tem maiores ferramentas para barganha, uma vez que você pode apresentar propostas mais baratas.
Além disso, ao contar com diferentes fornecedores, você tem a quem recorrer caso algum imprevisto aconteça.
Mesmo que você tenha fornecedores prioritários, é importante ter mais de uma opção para cada produto.
Você pode, por exemplo, classificá-los em categorias como “melhor custo-benefício”, “melhor prazo de pagamento”, “entrega mais rápida”, “melhor qualidade”, etc. Assim, você sabe exatamente a quem recorrer em situações atípicas.
Faça atualizações periódicas
Você certamente sabe que os preços dos produtos utilizados no setor de alimentação costumam sofrer variações frequentes.
Diversos fatores como cotação do dólar, safra e entressafra, estações do ano, etc. podem impactar na demanda e no preço dos produtos.
Por isso, é importante que você faça cotações de fornecedores com certa periodicidade, tanto para atualizar seus custos por refeição quanto para verificar se os seus parceiros prioritários ainda são os que oferecem a melhor relação custo-benefício.
Caso você identifique oportunidades melhores, vale a pena, antes de mudar de fornecedor, conversar com o parceiro antigo, para verificar a possibilidade de uma contra-proposta.
Relações bem construídas com fornecedores, na grande maioria das vezes, são benéficas para ambas empresas e, portanto, devem ser valorizadas.
Utilize a tecnologia a seu favor
Para acertar nas cotações de fornecedores, você precisa ter todas as informações acessíveis de forma rápida e simples.
Nesse sentido, você pode utilizar a tecnologia para melhorar a comunicação e agilizar o rastreamento de produtos alimentícios.
Um bom sistema ERP para restaurantes de refeições coletivas, como o NLGestão, ajuda os restaurantes de refeições coletivas a registrar todas as cotações, bem como os dados de fornecedores de forma rápida e eficiente.
Também ajuda na previsibilidade de demanda, para que você consiga mostrar para os fornecedores exatamente o que você precisa.
Ao entender sua necessidade, os fornecedores podem elaborar ofertas customizadas, como entregas fracionadas, para que você consiga manter seu estoque organizado e abastecido.
Um sistema de qualidade também ajuda na gestão de cozinhas de refeições coletivas, fornecendo agilidade na visualização de valores de itens, custos de receitas, pratos e cardápios. Tudo isso pode ser consolidado em uma única tela.
Com o auxílio de um sistema, como o NLGestão, você pode definir suas listas de preços válidas e fornecedores disponíveis, bem como agendar o cálculo de compras de forma automática.
Finalmente, um sistema ERP apropriado para gestão de cozinhas de refeições coletivas garante o sucesso de todo o processo de cotações de fornecedores, ao analisar de forma automática possíveis divergências entre nota fiscal de entrada e pedido de compra.
Assim, você garante que os preços e quantidades dos produtos adquiridos são os mesmos apresentados nas suas cotações, evitando perdas financeiras e garantindo a segurança de todo processo.
Agora você já conhece algumas dicas de como os restaurantes de refeições coletivas podem acertar nas cotações de fornecedores.
Para otimizar sua gestão de cozinha e, consequentemente, todos os processos de compras, controle de estoque, precificação de cardápio, dentre outras funcionalidades, você pode contar com o NLGestão.
Essa solução foi desenvolvida pensando nas necessidades dos restaurantes de refeições coletivas e, como tal, oferece uma série de funcionalidades e recursos para tornar a gestão de cozinhas muito mais eficaz.
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