KPIs: como e por que usá-los para o sucesso de implementações
Os famosos Key Performance Indicators (KPI) definem nada mais, nada menos, do que as métricas essenciais para avaliar o sucesso ou insucesso de processos de gestão. Em projetos de implantação de software, tais indicadores são vitais para determinar se o trabalho vai bem, rendendo produtividade e utilidade à empresa cliente, ou se encontra percalços que poderão torná-lo demorado, difícil e gerar insatisfação tanto para o usuário quanto para o fornecedor.
A aplicação e acompanhamento dos KPIs serve exatamente para evitar esta segunda situação. A partir da avaliação dos indicadores, evita-se problemas comuns a implementações de software, como inserção de dados repetitivos, falha na integração de aplicações, obsolescência da infraestrutura necessária para rodagem correta do sistema, desatualização ou despreparo dos usuários, dificuldades na aculturação ao novo software, entre muitos outros.
Problemas estes que podem resultar em perdas significativas: um estudo global feito pela Panorama Consulting mostrou que em implementações de ERP, 61% dos projetos acabam demandando mais tempo do que o inicialmente previsto e 53% estouram o orçamento. Em 22% dos casos avaliados pela consultoria, a instalação custou a partir de 25% acima do esperado.
É claro que tudo isso é um risco, mas os KPIs estão aí para ajudar a evitá-lo. E quais os principais indicadores-chave a se ter em mente ao longo de uma implementação? Vamos a eles:
# Padronização e alinhamento de processos de negócio
Vale a pena tomar um tempo, antes de iniciar a implantação, para rever e alinhar processos relativos a todas as áreas e objetivos da empresa. Isso tornará claras as funções, rotinas e metas, melhorando o entendimento das demandas necessárias ao sistema de gestão. Com isso em mente, o grau de assertividade da equipe de implantação aumenta consideravelmente.
# Identificação de lacunas
Nenhum processo ou tecnologia é perfeito, mas é muito mais fácil lidar com gargalos e carências se estes foram previstos. Assim, ao iniciar a implantação, as partes envolvidas saberão que lacunas terão de preencher e se isso será ou não viável a partir do software em questão.
# Etiquetagem consistente de dados
Ok, é um trabalho demorado e tedioso. Porém, fundamental. Relacionar e identificar com clareza todos os dados envolvidos no projeto de implantação resulta em relatórios que orientarão a implementação de ERP, assegurando que não haja repetições, retrabalho ou conflito de informações.
# Mapeamento do projeto
Este KPI é importante para determinar de antemão todas as etapas, funções, demandas, envolvidos e outros detalhes da implementação. Por meio deste mapa inicial será mais tranquilo estabelecer e cumprir prazos, metas e orçamento.
# Cronograma
KPI essencial para o cumprimento de prazos. Em conjunto com o mapeamento, estabelece datas para execução e finalização de cada etapa do projeto, garantindo ordem e assertividade. Uma pesquisa do Aberdeen Group identificou que a junção dos KPIs mapa + cronograma foi vital para o sucesso de 75% das empresas pesquisadas em projetos de implementação de ERP.
# Capacidade
KPIs desta área medem a relação entre a quantidade do que se pode produzir e o tempo necessário para que isso ocorra. Por exemplo: a equipe X tem capacidade de produzir Y horas do projeto de implementação por mês.
# Qualidade
Um dos mais importantes KPIs em uma implantação, traça a relação entre as saídas totais (tudo que foi realizado, migrado, implantado, produzido) e as saídas adequadas ao uso (software pronto, rodando perfeitamente e sendo utilizado com satisfação).
# Valor
Este KPI permite fazer o balanço entre o valor percebido ao se receber o software e o valor efetivamente despendido para obtê-lo, levando em conta custos de licenciamento, hospedagem, implementação, suporte, treinamento e outros.
Estes são apenas alguns dos principais KPIs indicados para projetos de implantação. Utilizá-los pode ser o divisor de águas entre o sucesso e o fracasso destes processos, já que os indicadores disponibilizam as informações que os gestores necessitam sobre cada etapa, dando exatidão às tomadas de decisão.
Por fim, vale ressaltar que os KPIs têm também a função de melhorar os dados de resultado do projeto, permitindo avaliações mais precisas em relação à eficiência trazida às rotinas da empresa pelo software implantado. Em outras palavras, são indicadores úteis ao cálculo de ROI.
O mais importante é filtrar os KPIs mais indicados a cada projeto e a cada negócio, para não incorrer no erro de gerar tarefas e informações desnecessárias, e lembrar que os indicadores de desempenho só funcionam quando estão alinhados a estratégias de gestão mais abrangentes. KPI por KPI = excesso, confusão. KPI + estratégia de negócio = organização, ganho de produtividade. O caminho do sucesso, seja da implementação de um software, seja de outros projetos corporativos, passa pelo bom senso na definição de indicadores e processos, bem como pelo acompanhamento rigoroso das metas e variáveis definidas, e tem sua reta de chegada no cumprimento de todas estas definições.
